Ketika saya sedang merencanakan Desain booth pameran sebuah acara, saya harus mengakui bahwa membuat laporan manajemen risiko bukanlah hal yang utama dalam daftar hal-hal menarik yang harus saya lakukan.
Mengejutkan, aku tahu.
Tetapi bagaimana jika saya memberi tahu Anda bahwa membuat laporan manajemen risiko untuk acara Anda sebenarnya dapat meningkatkan efisiensi dan meningkatkan ROI?
Anggap saja sebagai memiliki jalan pintas Anda sendiri untuk dapat mengenali risiko yang secara inheren terlibat dalam merencanakan acara besar dan menentukan rencana khusus untuk menguranginya.
Mulai terdengar sedikit lebih baik?
Saya akan menguraikan beberapa keadaan umum (berpikir tentang risiko), dampaknya terhadap acara Anda, dan cara untuk menguranginya.
Berikut tujuh hal yang perlu diperhatikan…
Jumlah pemilih yang buruk
Jumlah peserta acara yang buruk tidak dapat diterima tetapi sayangnya merupakan kenyataan yang sangat mungkin terjadi jika Anda tidak melakukan semua yang Anda bisa untuk mencegah hal itu terjadi.
Lihat posting blog saya baru-baru ini tentang apa yang harus dilakukan jika Anda menemukan diri Anda dalam situasi ini.
Mengapa ini terjadi? Bisa jadi karena kondisi cuaca yang tidak mendukung, kampanye pemasaran yang buruk, atau tidak terhubung dengan pasar yang tepat (hanya untuk beberapa nama).
Apa dampak dari partisipasi yang buruk? ROI sampah, sedikit prospek penjualan, dan reputasi yang tercemar.
Beberapa cara untuk mengurangi jumlah pemilih yang buruk adalah dengan memeriksa tempat, peserta, dan kota tuan rumah. Jadilah cerdas dengan riset pemasaran dengan mengetahui siapa audiens target Anda. Pastikan promosi penjualan Anda relevan dan menjangkau luas.
ROI yang lemah
Jika ROI Anda turun, itu bisa disebabkan oleh beberapa alasan, seperti tidak mengejar prospek yang tepat atau pemasaran yang meleset.
Dampak dari ROI yang lesu dapat dirasakan dalam banyak hal. Peserta pameran dan sponsor mungkin kurang tertarik untuk mengaitkan dengan acara yang Anda adakan di masa mendatang. Pendapatan yang lebih kecil sering kali berarti Anda harus mengurangi pengeluaran untuk acara mendatang.
Untuk membantu mengurangi ROI yang buruk, penting bagi Anda untuk membuat tujuan dengan menentukan setiap tujuan. Garis besar langkah-langkah yang perlu Anda ambil untuk mencapai tujuan Anda dan memiliki strategi. Prioritaskan semua yang ada di daftar Anda dan periksa tiga kali.
Jangan takut untuk meluangkan waktu Anda. Saya lebih suka menggunakan beberapa jam ekstra di siang hari untuk memperbaikinya daripada terburu-buru melewatinya dan membayarnya nanti.
Lalu Lintas Kaki Ho-Hum
Ketika saya mendengar keluhan tentang kurangnya lalu lintas pejalan kaki, beberapa kondisi muncul di benak saya seperti lokasi stan yang buruk, perencanaan lantai yang buruk, dan aliran.
Beberapa cara untuk mengurangi masalah ini adalah dengan membuat denah lantai yang mempertimbangkan kemudahan arus lalu lintas dengan akses mudah ke stan peserta pameran. Ini harus menjadi lingkungan yang imersif yang tidak akan membingungkan peserta. Ini juga membantu untuk memiliki staf yang siap mengarahkan tamu jika mereka membutuhkan bantuan untuk menemukan sesuatu.
Kesengsaraan Anggaran
Anggaran yang terbatas dapat menempatkan omong kosong pada ruang lingkup dan ukuran acara Anda.
Ini tidak selalu menjadi masalah tetapi terkadang kendala dapat dirasakan jika rencana Anda tidak dijalankan dengan baik dan masalah mengambil dana yang dialokasikan di tempat lain.
Hal ini dapat menyebabkan ROI yang lebih kecil dan pengurangan kehadiran dan penjualan secara keseluruhan.
Untuk membantu mengurangi hal ini, pertimbangkan untuk bermitra dengan seseorang yang dapat membantu mendukung acara secara finansial dan strategis. Sponsor juga merupakan cara yang bagus untuk membuat anggaran Anda dari nol menjadi pahlawan.
Teka-teki Kepegawaian
Memiliki kesengsaraan kepegawaian benar-benar umum tetapi itu tidak membuatnya kurang membuat frustrasi.
Keluhan berkisar dari kekurangan staf pada hari acara hingga tidak memiliki cukup anggota di tim penjualan/pemasaran Anda yang menyebabkan penjualan buruk dan acara yang tidak mendorong kehadiran berulang.
Saya tidak dapat cukup menekankan pentingnya memilih tim yang terdiri dari orang-orang yang memiliki rekam jejak keandalan yang solid dan dapat mengenakan lebih dari satu topi. Ketika anggaran Anda terbatas, beberapa anggota mungkin perlu mengambil tanggung jawab ekstra sampai Anda dapat mempekerjakan lebih banyak bantuan.
Gangguan Teknis
Mari menjadi nyata. Kami mengandalkan begitu banyak teknologi saat ini sehingga sulit untuk menilai setiap risiko.
Beberapa yang paling umum yang kami identifikasi adalah kegagalan tampilan, masalah sinkronisasi dengan umpan langsung/sosial, dan kesalahan dengan demo atau lampu/suara selama keynote.
Sering kali inilah yang disebut kesalahan pengguna dan merupakan hasil dari kegagalan untuk menguji semuanya dengan benar sebelumnya sehingga tidak menyisakan banyak waktu untuk memperbaiki masalah sebelum peserta tiba.
Itu juga bisa bermuara pada tim AV yang tidak berpengalaman dan tidak siap.
Sangat penting untuk melakukan uji coba semua bagian dan menguji setiap peralatan dan memeriksa teknisi AV dengan cermat sebelum Anda mempekerjakan mereka. Jika Anda harus menggunakan AV pada staf di tempat tersebut, jangan takut untuk menguji pengetahuan mereka dan membawa seseorang dari luar yang Anda percayai yang dapat memverifikasi apa yang mereka katakan kepada Anda.
Bencana alam
Sayangnya, bencana cuaca dapat mengejutkan kita sehingga sangat penting untuk memiliki rencana B saat terjadi bencana.
Saya membahas apa yang harus dilakukan ketika terjadi bencana alam karena itu adalah ancaman yang harus selalu direncanakan oleh Manajer Pertunjukan.
Tanggapan Anda akan berbeda tergantung pada jenis ancaman, apakah itu tornado, kebakaran, atau hujan lebat.
Kesimpulannya adalah ini: risiko terbesar adalah untuk tamu Anda, sedangkan sisanya sekunder. Miliki rencana kontinjensi keselamatan pertama untuk setiap ancaman bencana alam dan selalu miliki asuransi.
Kebijakan Jangan Pernah Gagal
Ben Franklin meringkas ini dengan sangat baik ketika dia berkata “dengan gagal mempersiapkan, Anda sedang bersiap untuk gagal.”
Setiap pertunjukan hadir dengan serangkaian risiko dan tantangan uniknya sendiri, tetapi jika Anda memutuskan untuk memiliki kebijakan berbasis solusi, maka Anda menyiapkan acara Anda untuk sukses.
Membuat laporan manajemen risiko terdengar seperti kerja keras, tetapi saya berjanji kepada Anda bahwa ini adalah pengubah permainan.